Store forventninger og lidt betænkelighed før overgangen til WorkBase. Forventninger til det nye IT-system var store i februar måned i år, da Århus Kommune indgik en aftale med Medialogic om køb og implementering af WorkBase – et samlet og komplet IT-system til at understøtte jobcentrets medarbejdere i deres bestræbelser på at få borgere i arbejde eller styre deres sygedagpengesag. Letter kommunikationen mellem de mange afdelinger Jobcenterchef Christian Schacht-Magnussen udtaler: ”Der var ganske rigtigt store forventninger til WorkBase, men der var også en del betænkelighed. Betænkeligheden gik på, at sagsbehandlerne skulle sige farvel til det hidtidige værktøj SABA, som er et IT-system til sagsstyring af bl.a. arbejdsmarkedsområdet. SABA er udviklet af - og i Århus Kommune. SABA er et meget brugervenligt system og et system, der fuldstændigt er tilpasset Århus Kommune og organiseringen af beskæftigelsesindsatsen i Århus. Det var altså et farvel til et brugervenligt og specialdesignet IT-system og et goddag til et nyt og ukendt standardsystem”. ”Vi valgte WorkBase Jobcenter, fordi det er overskueligt, det er brugervenligt og det letter kommunikationen mellem de mange afdelinger, vi har i et stort Jobcenter som Jobcenter Århus. Jeg tror, at vi med WorkBase får en god og enklere måde at registrere på. Det, der er fordelen ved det nye system, er, at det har brugeren i centrum. Det er medarbejdernes konkrete arbejdsopgaver, der er udgangspunktet.”, udtaler jobcenterchef i Århus Kommune Christian Schacht-Magnussen. Stor forberedelsesopgave Allerede før sommerferien blev der nedsat arbejdsgrupper med repræsentanter fra alle områder af Jobcentret, Ydelsescentret, Udførerafdelingen, som er Århus Kommunes egen projektafdeling samt fra Økonomi- og IT-afdelingen. Alle eksisterende arbejdsgange skulle gennemgås i forhold til, hvordan de skulle håndteres i WorkBase. Herefter skulle alle instruktioner rettes til, som beskriver, hvordan lovgivningen i praksis udmøntes i Århus Kommune. I løbet af sommerferien blev forvaltningens ca. 1000 standardbreve og blanketter gennemgået og reduceret til ca. 350. ”Der har hen over sommeren været trukket store veksler på vores fagkonsulenter. De har haft en stor opgave i forberedelsesfasen, ligesom der jo har været hele den tekniske forbe-
redelse, tilføjer Christian Schacht-Magnussen. Undervisning af 900 brugere I løbet af 6 uger i august og september har der været undervisning af de kommende brugere af systemet. I alt 900 brugere er blevet uddannet i WorkBase. På kurset har medarbejderne kunne oprette egne sager og dermed fået en god indgang til systemet og dets brug. Brugerne af WorkBase Jobcenter er positive på trods af ekstraarbejde og forventer, at der kommer lettelser i det daglige arbejde, når først man er kommet rigtigt i gang. ”Nu er det 3 uger siden, at vi startede op med WorkBase Jobcenter. De første 14 dage var virkelig hårde med lange dage og meget der skulle på plads, men allerede nu ligger en del af de nye rutiner på ”rygraden”, siger Superbruger og tillidsmand i Jobinfo i Jobcenter Århus Poul Lund Rasmussen. Og hans kollega og medtillidsmand Litten Hansen supplerer: ”Systemet er rigtig godt, og man bliver guidet igennem, således at man ikke glemmer noget - det er en stor fordel.” Poul Lund Rasmussen og Litten Hansen er enige om, at det handler rigtigt meget om at opnå rutine i at bruge systemet. Implementeringen lukker SABA – det gamle system - ned en uge før tidsplanen Efter endt uddannelse skulle sagsbehandlerne så hjem og begynde på at lægge deres sager ind i WorkBase. Ultimo september havde alle sagsbehandlere været på kursus og her midt i oktober, er næsten alle knap 20.000 aktive sager lagt ind i WorkBase. ”For mig har selve den organisatoriske implementering været lakmusprøven. Og jeg må konstatere, at det er gået over al forventning. Det har været en kæmpe opgave for alle medarbejdere i Jobcentret, og det har involveret næsten alle medarbejdere i Beskæftigelsesforvaltningen. Det ser ud som om, at vi kan lukke vores gamle systemer ned en uge før tidsplanen, og det var der vist ikke nogen, der havde regnet med for et halvt år siden”, siger Christian Schacht-Magnussen. Lydhørhed fra Medialogic’s side – har betydet meget! En meget stor ekstraindsats fra medarbejdernes side, konstant ledelsesmæssig bevågenhed og en professionel og fleksibel indstilling fra Medialogics side er ifølge Jobcenterchefen nogle af årsagerne til den succesfulde implementering. Poul Lund Rasmussen siger endvidere at: ”Det har betydet meget for medarbejdernes gåpåmod og engagement, at vi er blevet mødt med lydhørhed fra Medialogic’s side. Når der har været problemer, har de taget dem alvorligt, og jeg har selv haft direkte kontakt med deres Supportfunktion, hvor de kunne overtage min skærm og hjælpe igennem nogle helt konkrete problemer.” Medarbejdernes engagement ”Jeg er ikke i tvivl om, at medarbejdernes engagement og store ekstraordinære indsats har været udslagsgivende for den gode proces. Derudover har vi ledelsesmæssigt haft konstant opmærksomhed på processen og har haft opbygget en særlig projektorganisation, der hele tiden har koordineret og informeret superbrugere og medarbejdere. Endelig har vi haft et rigtig godt samarbejde med Medialogic. Også herfra har der været konstant opmærksomhed på processen, og når der har været problemer, er der blevet lyttet og handlet, som Poul siger. Nu glæder jeg mig til, vi er helt på plads og til, at sagsbehandlerne er blevet fortrolige med WorkBase, så vi kan få indhentet noget af det produktionstab, der naturligt kommer i sådan en proces og så lære alle fif’ene i WorkBase at kende”, afslutter jobcenterchef Christian Schnacht-Magnussen. 
Styrregruppemedlemmerne fra Århus Kommune
Jobcenterchef, Christian Schacht-Magnussen
Medtillidsmand Litten Hansen og tillidsmand Poul Lund Rasmussen
Tilbage til oversigten | 
