Det første år med WorkBase Jobcenter
Flere af Medialogics kunder har nu haft WorkBase Jobcenter i drift i et år, herunder Jobcenter Svendborg. Vi har talt med medarbejdere i Svendborg
for at høre, hvordan dagligdagen er med WorkBase Jobcenter.
Glade for systemet
Generelt er der en positiv stemning blandt de 125 ansatte i Jobcenter Svendborg. Arbejdsgangene er på plads, og sagerne bliver håndteret, som de skal.
"I starten var der rigtig mange røde opgaver, så man tænkte puha – det er da umuligt at nå. Men nu er der mere styr på tingene, og opgaverne løses løbende. Jeg synes, at vi har fået et godt administrativt værktøj til holde styr på fristerne", udtaler superbruger Charlotte Mortensen.
Fordele og ulemper ved systemet
Ifølge superbrugerne i Svendborg er der selvfølgelig både fordele og ulemper ved et nyt it-system, men i det store hele er der klart flest fordele ved WorkBase Jobcenter. En af disse er systemets brugervenlighed.
"Det er nemt at gå til, og nye medarbejdere lærer hurtigt arbejdsgangene i systemet at kende. Desuden er der en sikkerhed ved, at systemet
guider brugeren hele vejen igennem. Herudover har vi fået adgang til en demo-version med en kopi af vores eget driftsmiljø.
Det er en rigtig god legeplads, hvor man kan begå fejlene, uden at det betyder noget", siger superbruger Ulla Mikkelsen.
Adgang til alle
En anden fordelagtig funktion er, at WorkBase Jobcenter er webbaseret. Det betyder, at alle afdelinger har adgang til samme system. Dette gælder både for kommunikationen mellem jobcenter og ydelsescenter, men i høj grad også for andre dele af kommunen. »Når der f.eks. skal bevilges pension, så er det Socialcentret, der tager over. De kan gå ind på sagen og benytte ressourceprofilen på samme vis som jobcentret. Dette letter arbejdsgangen meget,« siger Teamleder Erna Sø og slutter af med at sige, at hun glæder sig til, at både statslige medarbejdere og andre aktører også kan benytte systemet.
Opstarten
I Svendborg skete det hele indenfor meget kort tid. I løbet af to måneder blev WorkBase Jobcenter og ESDH-systemet implementeret, hvorpå kommunesammenlægning fandt sted. Svendborg var startet med WorkBase Jobcenter to måneder inden sammenlægningen. Alle sager blev løbende lagt i fælles opgaver, hvorefter de blev tildelt de enkelte sagsbehandlere, i takt med at teams og arbejdsområder blev fastlagt.
"Her var WorkBase Jobcenter et virkeligt støtteværktøj i en ellers meget omfattede arbejdsproces", fortæller Erna Sø.
Uddannelse er vigtig
Ifølge medarbejderne i Svendborg var uddannelsen
i implementeringsfasen en smule for bred. Det kunne være en mulighed at gøre uddannelsen mere specifik, således at brugerne kun blev introduceret til eget fagområde. Men den indledende undervisning gør det ikke alene. Der er i øjeblikket meget udskiftning af medarbejdere, hvilket skaber behov for mere undervisning.
"Det er rigtig gavnligt med et opfølgende kursus til alle, da man her lærer at bruge WorkBase på mere optimal måde. Selv de erfarne superbrugere kunne lære nogle nye måder at gøre tingene på. Alle kommuner burde derfor have opfølgende kursus efter et halvt eller helt år", siger teamleder Erna Sø.
Svendborgs ideer til en god hverdag med WorkBase Jobcenter Find engagerede superbrugere Køb en demoadgang med kopi af eget driftsmiljø Brug manualerne Brug overordnede sagsstammer til fordeling
af sager Brug WorkBase til interne beskeder Få opfølgende uddannelse
Godt team af superbrugere
I Jobcenter Svendborg har de et team af 8 engagerede superbrugere, hvilket er afgørende for en optimal hverdag med WorkBase Jobcenter. Superbrugerne fungerer som sagsbehandlernes daglige supportere, og samtidig filtrerer de den support, der sendes til Medialogic. På den måde uddannes superbrugerne
mere og mere i systemet, hvilket betyder, at sagsbehandlerne vil kunne opnå en hurtigere support. "Gode superbrugere er altafgørende. Man uddanner nogle fagspecialiserede nøglepersoner i alle dele af jobcentret, og herved har de ansatte altid ekspertisen lige ved hånden", slutter Erna Sø. "Den ekstra undervisning var nærmest en slags aha-oplevelse, hvor vi tænkte ’kan systemet også det?’" Citat: Superbruger, Charlotte Mortensen.
Demomodel af driftsmiljøet - HandsOn
Fordelene ved at anvende eget Hands-On miljø er, at kommunen til enhver tid kan teste funktionalitet i et »testmiljø« med rigtige data. Eksempelvis i forbindelse med opdateringer, opgraderingsuddannelse eller uddannelse af nye medarbejdere.
Alternativt kan Medialogic tilbyde en mindre model, hvor flere kommuner kan få adgang til det samme demomiljø, men hvor data ikke er rigtige og indholdet er begrænset i forhold til produktionsdata. Har man spørgsmål eller ønske om anskaffelse af én af ovennævnte modeller, kan Key Account Manager Gert Rindom kontaktes, på gr@medialogic.dk eller tlf.: 63 310 310.
Tilbage til oversigten
|  | 
|
